Con WhatsApp QR conectado, tus automatizaciones (workflows) pueden enviar mensajes de WhatsApp solas y arrancar cuando pasa algo en tu número: llega un mensaje, alguien te llama y no contestas o el número se desconecta. Si nunca armaste una automatización, empieza por la introducción a las automatizaciones.

Dónde encontrar las acciones y disparadores de WhatsApp

No están en la lista normal de pasos, sino en la pestaña Apps. Este es el error más común: buscarlos en el lugar equivocado.

  1. Entra a Automatizaciones (Automation) → Workflows y crea una automatización nueva o abre una existente.

  2. Haz clic en Add New Trigger (agregar disparador) o en + / Add New Action (agregar acción).

  3. Cambia a la pestaña Apps.

  4. Haz clic en el ícono de la app Message Hub y elige el disparador o la acción que necesitas.

  5. Llena los campos y haz clic en Save trigger o Save action (guardar).

  6. Cuando termines, cambia la automatización de Draft (borrador) a Published (publicada).

Para que aparezcan, necesitas tener al menos un número de WhatsApp conectado. Si no tienes ninguno, sigue Conectar tu WhatsApp con código QR.

Acciones disponibles

Enviar mensaje de WhatsApp

La acción Send WhatsApp Message envía un mensaje al contacto desde tu número conectado. Campos:

  • Message (mensaje): el texto. Admite emojis, saltos de línea y variables como {{contact.first_name}}; insértalas con el ícono de etiqueta.

  • Attachments (adjuntos), opcional: un archivo (imagen, video o documento) subido desde tu computadora o elegido de la biblioteca de medios. Se permite un adjunto por mensaje.

  • WhatsApp Number, opcional: qué número conectado envía. Si lo dejas vacío, se usa el orden de prioridad que configuraste para tus números (lo explicamos en Usar varios números de WhatsApp).

Enviar una nota de voz (texto a voz)

La acción Send WhatsApp Text to Speech Message convierte un texto en una nota de voz con una voz generada y la envía como audio de WhatsApp. Funciona con una clave de API de ElevenLabs que se configura en los ajustes de Message Hub (o directamente en la acción). Mantén el texto corto: menos de 2 o 3 minutos de audio.

Avisar a tu equipo por WhatsApp

La acción Send Internal WhatsApp Notification manda un aviso interno que llega como mensaje real de WhatsApp y también como notificación dentro de Epifanía. En To User Type eliges quién lo recibe:

  • Assigned Users: todos los usuarios asignados al contacto.

  • Particular User: un usuario que eliges de la lista.

  • Custom Number: cualquier número de teléfono, aunque no sea parte del equipo.

Esperar la respuesta del cliente

La acción Wait Step pausa la automatización hasta que el contacto responda o pase un tiempo límite. Después se divide en dos ramas:

  • Customer Responded: el cliente respondió. Su mensaje y adjuntos quedan disponibles para los pasos siguientes.

  • Timeout: no respondió a tiempo. Si no pones un tiempo, espera 7 días.

Cualquier mensaje cuenta como respuesta. Si quieres actuar distinto según lo que diga (por ejemplo "SÍ" o "NO"), agrega una condición If/Else después de Customer Responded. En Channel elige WhatsApp, y envía siempre un mensaje antes de este paso para que el cliente sepa que debe responder.

Disparadores disponibles

  • WhatsApp Inbound: llega un mensaje a tu número conectado. Puedes filtrar por el texto del mensaje (por ejemplo, que contenga "precio"), por quién lo envía o por el número que lo recibe.

  • WhatsApp Outbound: sale un mensaje desde tu número. El filtro Source separa los mensajes enviados a mano de los automáticos; úsalo para no crear bucles con tus propias automatizaciones.

  • WhatsApp Missed Call: alguien te llamó por WhatsApp y no contestaste.

  • WhatsApp Disconnected: tu número se desconectó. Como el número ya está fuera de línea, el aviso debe salir por correo, SMS o notificación interna, no por ese WhatsApp. Lo detallamos en Recibir un aviso o alerta de desconexión de tu WhatsApp.

  • Message Failed: un mensaje no se pudo entregar. Puedes filtrar por código de error; ver Mis mensajes de WhatsApp no se envían o fallan.

  • Disparadores de grupos: hay opciones para cuando cambian los participantes de un grupo y una acción para enviar mensajes a grupos. Están en Grupos de WhatsApp.

Ojo con WhatsApp Inbound: el mensaje puede venir de un número que todavía no está en tu CRM. Agrega justo después del disparador la acción Create Contact (crear contacto), con el campo Phone igual a la variable Sender Phone Number del disparador. Si el contacto ya existe, no se duplica.

Receta 1: avisar al vendedor cuando escribe un lead

  1. Disparador: WhatsApp Inbound.

  2. Acción: Create Contact, con Phone = Sender Phone Number.

  3. Acción: Send Internal WhatsApp Notification, con To User Type en Assigned Users y un mensaje como "{{contact.first_name}} acaba de escribir. Respóndele cuando puedas."

  4. Publica y prueba escribiéndole a tu número desde otro celular.

Receta 2: responder automáticamente una llamada perdida

  1. Disparador: WhatsApp Missed Call.

  2. Acción: Send WhatsApp Message con un texto como "Perdón, no pudimos contestar tu llamada. Escríbenos aquí y te ayudamos enseguida."

  3. Publica y prueba llamando a tu número sin contestar.

Pasar tus automatizaciones de SMS a WhatsApp

Si tus automatizaciones usan Send SMS o el disparador Customer Replied y los mensajes igual salen por WhatsApp, funcionan, pero sin adjuntos, sin elegir número y sin esperar respuestas. Para cambiarlas:

  1. Duplica la automatización y ponle un nombre como "Seguimiento - WhatsApp". No edites la original.

  2. Cambia Customer Replied por WhatsApp Inbound y agrega Create Contact (o Find Contact) justo debajo.

  3. Cambia Send SMS por Send WhatsApp Message, la notificación interna por Send Internal WhatsApp Notification y la espera "a que el contacto responda" por Wait Step. Vuelve a insertar las variables con el ícono de etiqueta.

  4. Los filtros que se pierden (por etiqueta, por ejemplo) pásalos a condiciones If/Else después del contacto.

  5. Publica la copia y pruébala tú mismo. Cuando funcione, pasa la original a Draft.

Nunca dejes publicadas las dos versiones a la vez: cada contacto recibiría el mensaje dos veces.

Si no funciona

  • No ves las acciones de WhatsApp: busca en la pestaña Apps, no en la lista normal, y confirma que tienes un número conectado.

  • El mensaje no salió: si el número estaba desconectado, el envío falla. Reconéctalo con Mi WhatsApp se desconectó.

  • El Wait Step da error: el contacto necesita un número de teléfono para que se reconozca su respuesta.