En Epifanía puedes conectar varios números de WhatsApp en la misma cuenta: uno para ventas, otro para soporte, uno por cada vendedor o uno por sucursal. Cada número funciona por separado, con su propio estado de conexión. Lo importante es entender cómo decide Epifanía desde qué número sale cada mensaje, para que tus clientes siempre reciban respuesta del número correcto.

Para qué sirve tener varios números

  • Separar áreas: ventas, soporte y cobranza con números distintos.

  • Un número por vendedor: cada persona de tu equipo atiende desde su propio WhatsApp.

  • Por región o sucursal: números locales para cada ciudad o mercado.

  • Respaldo: si un número tiene problemas, los demás siguen funcionando.

Cada número se conecta igual que el primero, escaneando su código QR. Si aún no lo has hecho, sigue Conectar tu WhatsApp con código QR. Cada número tiene un número de orden (WhatsApp #1, #2, #3…), que usarás más abajo.

Cómo decide Epifanía desde qué número sale cada mensaje

Cada vez que envías un mensaje, Epifanía revisa estas reglas en orden y usa la primera que se cumpla:

  1. Selección manual en el mensaje: si el mensaje incluye { WA#N }, sale por el número N. Por ejemplo, { WA#2 } lo envía por tu segundo número.

  2. Etiqueta del contacto: si el contacto tiene una etiqueta como wa: +593991234567, sale por ese número.

  3. Usuario asignado: si el contacto está asignado a un usuario de tu equipo que tiene un número propio, sale por el número de ese usuario.

  4. Número predeterminado: si no aplica nada de lo anterior, sale por el número que marcaste como predeterminado.

  5. Cualquier número disponible: como último recurso, sale por cualquier número conectado.

Epifanía solo usa números conectados. Pero ojo: si una regla apunta a un número desconectado (por ejemplo, la etiqueta del contacto señala un número que se cayó), el mensaje no se manda por otro número en silencio: falla y te muestra un error para que lo corrijas. Si te pasa, revisa Mis mensajes de WhatsApp no se envían o fallan.

Elegir el número en un mensaje puntual

Escribe { WA#N } en cualquier parte del mensaje, donde N es el número de orden. Por ejemplo:

Hola, te escribo desde nuestra línea de soporte { WA#2 }

Ese texto se borra antes de enviar, así que tu cliente nunca lo ve. Si el número indicado no existe o no está conectado, el mensaje falla con un error, así que verifica antes de usarlo en una automatización.

En las automatizaciones, la acción de enviar WhatsApp también tiene un campo WhatsApp Number (número de WhatsApp) para elegir desde qué número sale. Si lo dejas vacío, se aplican las reglas de arriba. Más detalle en Enviar WhatsApp desde automatizaciones.

Fijar el número para un contacto

La etiqueta wa: +número amarra al contacto a uno de tus números. Así ese cliente siempre ve el mismo número y la conversación no se mezcla.

Lo normal es que no tengas que ponerla a mano: Epifanía la agrega sola cuando el contacto te escribe por primera vez, cuando le envías un mensaje desde un número, cuando usas { WA#N } y cuando le escribes directamente desde tu celular. Cada contacto tiene una sola etiqueta de número a la vez: si le escribes desde otro número, la etiqueta anterior se quita y queda la nueva.

Si quieres fijarlo tú:

  1. Abre la ficha del contacto.

  2. Agrégale una etiqueta con el formato wa: seguido del número completo con código de país, por ejemplo wa: +593991234567.

  3. Si ya tenía otra etiqueta wa:, quítala para que solo quede una.

Cuando dejes de usar un número, actualiza las etiquetas wa: de los contactos que apuntaban a él; si no, sus mensajes fallarán con el error 104.

Fijar el número por usuario

Si cada vendedor tiene su propio WhatsApp, asigna su número a su usuario en la configuración de tus números en Message Hub. Desde ese momento, los contactos asignados a ese vendedor en el CRM recibirán los mensajes desde su número (siempre que el contacto no tenga una etiqueta wa: o una selección manual, que tienen prioridad).

Si el número de ese usuario se desconecta, los mensajes a sus contactos fallan con el error 105. Puedes reconectar su número, reasignar los contactos a otro usuario o quitar al usuario de la asignación de números para que sus contactos salgan por otro número.

Buenas prácticas

  • Marca siempre un número como predeterminado, para que haya un respaldo cuando no aplica ninguna otra regla.

  • Anota qué número es para qué y compártelo con tu equipo.

  • Revisa a diario que tus números sigan conectados y activa una alerta cuando tu WhatsApp se desconecta.

  • Manda un mensaje de prueba después de cada cambio para confirmar que sale por el número que esperas.

Si no funciona

  • Si el mensaje sale por un número que no esperabas, revisa en orden: ¿el mensaje tiene { WA#N }? ¿Qué etiqueta wa: tiene el contacto? ¿A qué usuario está asignado? La primera regla que se cumple es la que manda.

  • Si aparece un error con código (101 a 106), busca su significado en Mis mensajes de WhatsApp no se envían o fallan.