Con WhatsApp QR puedes atender tus grupos de WhatsApp desde Epifanía como si fueran contactos: responderlos en Conversaciones, enviarles avisos automáticos y agregar o quitar personas desde una automatización.

Activar los grupos que quieres usar

Eliges solo los grupos del negocio y dejas fuera los personales.

  1. Entra a Message Hub en el menú lateral.

  2. En el número de WhatsApp que quieres usar, haz clic en Manage (Administrar).

  3. En la vista de administración, haz clic en Enable/Disable Groups (Activar/desactivar grupos).

  4. Marca solo los grupos que quieres usar en Epifanía.

  5. Guarda los cambios.

Cada grupo activado aparece en tu cuenta como un contacto (con un número asignado al azar) y sus mensajes llegan a Conversaciones.

Sincronizar grupos automáticamente

En Message Hub → Manage, sección WhatsApp Groups, activa Auto-sync WhatsApp groups (sincronizar grupos automáticamente). Cada grupo se agregará solo cuando llegue su primer mensaje. Mientras esté activo, no puedes elegir grupos a mano en Manually add groups.

Anuncios de comunidades

Si administras una comunidad de WhatsApp, puedes enviar anuncios: mensajes de una sola vía que llegan a todos los miembros sin llenar el grupo de respuestas. Puedes automatizarlos y acompañarlos de notas de voz o imágenes.

Enviar mensajes a un grupo desde una automatización

  1. Asegúrate de que el grupo esté activado en Message Hub (paso anterior). Solo los grupos activados aparecen en la lista.

  2. Ve a Automatización → Workflows y crea uno nuevo o abre uno existente.

  3. Elige el disparador que quieras, por ejemplo Form Submitted (formulario enviado) o Appointment Booked (cita agendada).

  4. Haz clic en + para agregar una acción y cambia a la pestaña Apps.

  5. Haz clic en el ícono de la app de WhatsApp y elige Send WhatsApp Group Message (enviar mensaje a grupo).

  6. Completa los campos:

- Message (obligatorio): el texto. Con el ícono de etiqueta insertas datos del contacto, como {{contact.first_name}}. - Attachment (opcional): enlace público y directo a una imagen o video (PNG, JPG, GIF, WebP, MP4 o MOV; videos de menos de 16 MB). - WhatsApp Group (obligatorio): el grupo de destino.

  1. Haz clic en Save action, revisa el workflow y cámbialo de Draft (borrador) a Published (publicado).

Para avisar a varios grupos, agrega una acción por grupo.

Agregar o quitar participantes automáticamente

Por ejemplo, sumar a un cliente al grupo VIP cuando compra y sacarlo cuando cancela.

  1. En tu workflow, agrega la acción Change WhatsApp Group Participant (cambiar participante del grupo).

  2. En Action, elige Add (agregar) o Remove (quitar).

  3. En Group, selecciona el grupo.

  4. En Participant, pon el número de la persona con código de país. Lo más seguro es insertar {{contact.raw_phone}}, que guarda el número completo. Evita {{contact.phone}}: a veces queda sin código de país y la acción no encuentra a la persona.

  5. Guarda la acción y publica el workflow.

La acción devuelve un código que puedes revisar con un paso If/Else (si/si no):

  • 200: listo.

  • 403: no se permitió. Al agregar, la persona pudo bloquear tu número o tiene privacidad estricta; al quitar, suele ser administrador del grupo.

  • 404: ese número no tiene WhatsApp. Reintentar no sirve.

  • 408: su privacidad no permite agregarla directamente.

  • 409: ya estaba (o ya no estaba) en el grupo. Puedes tratarlo como éxito.

Si sale 408 o 403 al agregar, envíale por WhatsApp el enlace de invitación del grupo para que entre sola.

Esta acción no nombra administradores. En comunidades, funciona sobre sus grupos (el de anuncios o el de conversación), no sobre la comunidad. WhatsApp puede frenar muchos cambios seguidos en un mismo grupo: espacia los cambios masivos.

Reaccionar cuando alguien escribe en el grupo

El disparador WhatsApp Group Message Inbound (mensaje entrante de grupo) se activa con cada mensaje que llega a un grupo activado.

  1. Crea un workflow desde cero y haz clic en Add New Trigger.

  2. Cambia a la pestaña Apps, haz clic en la app de WhatsApp y elige WhatsApp Group Message Inbound.

  3. Si quieres, agrega filtros, por ejemplo Group Name (nombre del grupo) para un grupo en particular o Message contiene "precio" para enrutar por palabra clave. Sin filtros, se activa con todos los mensajes.

  4. Como primera acción agrega Create Contact (crear contacto). En Fields elige Phone y, con el ícono de etiqueta, inserta Sender Number (número de quien escribió), no Group Number. Si el contacto ya existe, no se duplica.

  5. Agrega tus acciones (responder en el grupo, avisar a tu equipo, crear una tarea), guarda y publica.

Reaccionar cuando alguien entra o sale del grupo

El disparador WhatsApp Group Participant Change (cambio de participantes) se activa cada vez que alguien es agregado o quitado de un grupo, y se configura igual que el anterior desde la pestaña Apps. Con el filtro Event Type en add das la bienvenida a nuevos miembros; en remove haces limpieza (quitar una etiqueta, avisar al administrador). Arma un workflow para cada caso.

Si no funciona

  • No veo mi grupo en la lista de la acción: actívalo en Message Hub → Manage, vuelve al workflow y actualiza la página.

  • No se agregó al participante: casi siempre es el número sin código de país. Usa {{contact.raw_phone}} y revisa el código que devolvió la acción.

  • No salió el mensaje al grupo: si tu WhatsApp está desconectado, el envío falla. Revisa Mi WhatsApp se desconectó y configura una alerta de desconexión.

  • El disparador no se activa: solo funciona con mensajes de grupos activados. Haz una prueba escribiendo tú mismo en el grupo.

Para más ideas de automatizaciones con WhatsApp, sigue con Enviar WhatsApp desde automatizaciones.